Automatiser le traitement des emails entrants avec l'IA
Lecture des emails et des pièces jointes, extraction des informations utiles, mise à jour de votre CRM, ERP, GED ou outil de ticketing, réponse ou brouillon de réponse. Un système supervisé, avec une escalade humaine dès que l'IA n'est pas sûre. Tensoria est une agence IA basée à Toulouse qui conçoit des automatisations d'emails sur mesure pour les PME et ETI.
Ce qu'on automatise dans votre boîte mail
Chaque flux part d'un type d'email réel, pas d'un outil générique à installer. Le périmètre est défini avec vous pendant le cadrage.
Devis entrants
Lecture de la demande, extraction des besoins et des coordonnées, pré-remplissage du CRM avant validation par un commercial.
Lire le guide sur les devis entrants →Factures fournisseurs
Extraction des lignes de facture depuis le PDF joint et injection dans votre outil comptable, avec contrôle des écarts par l'équipe.
Lire le guide sur les factures →Commandes clients
Lecture des bons de commande reçus par email, structuration des lignes et saisie directe dans le CRM ou l'ERP.
Lire le guide sur les commandes →Réclamations clients
Qualification du motif et de l'urgence, création du dossier dans l'outil de ticketing, brouillon de réponse préparé pour relecture.
Lire le guide sur les réclamations →Candidatures
Extraction du profil depuis le CV joint, classement selon les critères du poste et transmission au bon interlocuteur RH.
Voir aussi l'extraction de bons de commande →Pièces jointes vers la GED
Identification du type de document reçu, renommage cohérent et classement automatique dans votre gestion électronique de documents.
Lire le guide sur le classement des pièces jointes →Ce qui reste humain
L'IA prépare, elle n'agit jamais seule sur les décisions sensibles. Trois mécanismes gardent la main à vos équipes.
Validation avant envoi
Une réponse générée par l'IA reste un brouillon tant qu'un collaborateur ne l'a pas relue et validée, sur les échanges où l'enjeu le justifie.
Cas ambigus signalés
Un email mal formulé, incomplet ou contradictoire n'est pas traité au hasard : il est mis de côté avec un motif clair pour qu'une personne tranche.
Seuils de confiance
Le niveau de certitude à partir duquel l'IA agit seule est réglé avec vous, différemment selon qu'il s'agit d'un classement simple ou d'un engagement commercial.
Conditions de réussite et limites
Une agence sérieuse dit aussi ce qui peut freiner le projet. Quatre points à vérifier avant de vous engager.
À vérifier avant de démarrer
Un volume suffisant. En dessous de quelques dizaines d'emails structurés par semaine sur un même type de demande, le développement peut coûter plus que le temps réellement gagné. Nous chiffrons le seuil de rentabilité avec vos volumes réels pendant la qualification.
La qualité des emails reçus. Un pipeline d'extraction fonctionne mieux sur des demandes relativement structurées. Des emails très hétérogènes, mal rédigés ou avec des pièces jointes illisibles réduisent la fiabilité de l'extraction, quel que soit le modèle utilisé.
L'accès aux outils. La mise à jour automatique du CRM, de l'ERP ou de la GED suppose que ces outils exposent une API, un webhook ou un connecteur standard. Sans accès technique propre, l'automatisation s'arrête à l'extraction et à la classification.
RGPD et hébergement. Le périmètre d'accès à la messagerie, la durée de conservation des données et le lieu d'hébergement de l'orchestration sont définis avant le démarrage. Une instance n8n hébergée chez vous répond aux contextes où la souveraineté des données est une exigence.
Ce que vous recevez
Un système documenté et transférable, pas une boîte noire que seule Tensoria comprend.
Workflow documenté
Le pipeline complet, de la réception de l'email à l'action dans vos outils, avec une documentation courte et compréhensible par votre équipe.
Tableau de bord des cas traités
Suivi des emails traités automatiquement, des cas escaladés à un collaborateur et des rejets, pour mesurer la fiabilité réelle du système.
Période d'observation
Une phase de fonctionnement surveillé après la mise en production, le temps de confirmer que les seuils de confiance sont bien calibrés sur vos emails réels.
Transfert
Accès aux workflows n8n, aux prompts et aux règles de validation, pour que vos équipes ou un autre prestataire puissent reprendre le système si besoin.
Cas client
Copro Assistance : des commandes emails saisies automatiquement
Copro Assistance recevait chaque jour des dizaines de commandes par email, chacune recopiée à la main dans un tableur. Nous avons mis en place un pipeline qui lit chaque email, en extrait les informations utiles et les injecte directement dans un CRM NocoDB, sans ressaisie.
Le système tourne en continu depuis plus de six mois. Sur plus de 1 500 emails traités, seuls deux bugs ont été constatés, corrigés en quelques minutes grâce au contenu intégral de l'email conservé à côté des données extraites dans le CRM.
C'est le même principe que nous appliquons sur une boîte partagée Outlook dans d'autres contextes clients : une adresse commune reçoit des dizaines de demandes par jour, l'IA les lit et prépare le travail, l'équipe garde la main sur la validation et les cas atypiques.
100h
De saisie économisées par mois, selon les volumes du client
1500+
Emails de commande traités en six mois de production
2
Bugs constatés sur l'ensemble de la période
0
Commande perdue depuis la mise en production
Questions fréquentes
Pour aller plus loin
Le guide pilier sur l'automatisation et l'ensemble des cas d'usage métier.
Automatiser ses processus métier avec n8n et l'IA
Niveaux d'automatisation, architecture, RGPD et checklist pour PME.
Lire le guide → Vue d'ensembleAutomatisation IA des processus métier
Tous les processus automatisables : documents, saisie, reporting et emails.
Voir toutes les automatisations →Voyons ce que vos emails vous coûtent
Un premier échange permet de vérifier vos volumes, vos outils et le périmètre utile avant tout devis.
Comment ça marche
Un pipeline construit avec n8n, généralement hébergé chez le client si le besoin de souveraineté l'exige, couplé à un modèle de langage (Mistral, Claude, GPT selon le contexte) et à des règles de validation métier.
Lecture
L'email et ses pièces jointes sont captés dès leur arrivée : corps du message, PDF, images de documents scannés.
Extraction et classement
Un modèle de langage identifie le type de demande, en extrait les informations utiles selon un schéma défini avec vous, et les structure.
Action dans vos outils
Création ou mise à jour de la fiche dans le CRM, l'ERP, la GED ou l'outil de ticketing, sans ressaisie manuelle.
Réponse ou escalade
Réponse directe ou brouillon préparé pour relecture sur les cas standards, transmission à un collaborateur sur les cas incertains.