Copro Assistance : automatisation de la saisie emails vers CRM
Extraction automatique des commandes reçues par email et saisie dans NocoDB grâce à l'IA. Un système autonome qui tourne depuis plus de 6 mois.
Si avant vous passiez 2h à saisir vos emails, vous passerez à 20 minutes. C'est notre promesse.
Le problème
Copro Assistance reçoit chaque jour des dizaines de commandes par email de la part de gestionnaires de copropriétés et de syndics. Chaque email contient une demande d'intervention : nom du demandeur, coordonnées, adresse du site, type de prestation, commentaires spécifiques.
Avant notre intervention, chaque commande devait être lue, analysée et recopiée manuellement dans un fichier ou un tableur. Un travail répétitif, chronophage, et source d'erreurs : un numéro de téléphone mal copié, une adresse incomplète, un commentaire oublié.
Avec la croissance de l'activité, le volume d'emails augmentait plus vite que la capacité de l'équipe à les traiter. Des commandes passaient entre les mailles, les délais de traitement s'allongeaient, et l'entreprise n'avait aucun outil centralisé pour suivre l'ensemble des demandes.
"On passait nos journées à copier-coller des informations depuis les emails. Avec le volume qui augmentait, on commençait à perdre des commandes."
❌ Avant Tensoria
- • Lecture et saisie manuelle de chaque commande email
- • Aucun CRM en place, suivi sur tableur
- • Erreurs de saisie fréquentes
- • Commandes perdues ou traitées en retard
- • +100h / mois de saisie pure
✅ Après Tensoria
- • Extraction automatique par IA en quelques secondes
- • CRM NocoDB en place, consultable par toute l'équipe
- • Zéro commande perdue
- • Système autonome depuis plus de 6 mois
- • 100h / mois réinvesties sur le terrain
Vous aussi, vous perdez du temps à recopier des emails ?
En discuter (30 min, gratuit)Notre solution
Un pipeline IA complet : de l'email brut au CRM structuré
Captation des emails
Connexion sécurisée à la boîte email. Chaque nouveau message de commande est détecté et récupéré automatiquement en temps réel.
Extraction intelligente
Un LLM analyse chaque email et en extrait les champs structurés : nom, prénom, email, téléphone, adresse, demande précise, commentaires, urgence.
Saisie automatique dans NocoDB
Les données extraites sont injectées directement dans le CRM via API. L'équipe retrouve chaque commande structurée et prête à traiter.
Le workflow en 4 étapes
Réception
Un email de commande arrive sur la boîte dédiée de Copro Assistance
Analyse IA
Le LLM lit l'email, identifie les informations clés et les structure en JSON
Saisie CRM
Les données sont injectées automatiquement dans NocoDB via API REST
Traitement
L'équipe traite directement la commande depuis le CRM, sans saisie manuelle
Ce workflow peut s'adapter à votre métier en 2 à 4 semaines.
Évaluer mon cas d'usageMise en place du CRM
Copro Assistance n'avait aucun CRM en place. Le suivi des commandes se faisait sur des fichiers Excel partagés, avec les limites que l'on connaît : pas de vue en temps réel, pas de filtres avancés, pas d'historique fiable.
Nous avons mis en place NocoDB, une alternative open source à Airtable, auto-hébergée sur leur infrastructure. L'équipe dispose désormais d'une interface tableur accessible en ligne, avec des vues filtrées par statut, par date, par type de demande.
L'avantage clé : NocoDB expose une API REST complète, ce qui permet au pipeline IA d'y injecter les données extraites directement, sans étape intermédiaire.
Pourquoi NocoDB ?
- Open source et gratuit : pas de licence à payer, coût réduit au minimum
- Interface familière : ressemble à un tableur, zéro formation nécessaire
- API REST native : intégration directe avec le pipeline d'extraction IA
- Auto-hébergeable : données chez le client, souveraineté totale
Les résultats
Des gains concrets mesurés après 6 mois de fonctionnement autonome
De saisie économisées par mois
L'équipe qui passait ses journées à recopier des emails consacre désormais ce temps au traitement des demandes et à la relation client.
Emails traités
Plus de 1 500 emails de commande captés, analysés et saisis automatiquement dans le CRM en 6 mois de production.
Bugs en 6 mois
Seulement 2 anomalies sur l'ensemble de la période. Détectées et corrigées en quelques minutes grâce à la source disponible dans le CRM.
Commande perdue
Chaque email est traité systématiquement. Plus aucune commande ne passe entre les mailles du filet.
"Le système tourne tout seul depuis des mois. On ne se rend même plus compte qu'il est là. On ouvre le CRM le matin et toutes les commandes de la veille sont déjà saisies."
L'IA n'est pas infaillible, et c'est prévu
Ceux qui vous promettent 100% de précision vous mentent. Notre approche : anticiper les limites et les rendre gérables.
Les faits, sans arrondir
Sur plus de 1 500 emails traités en 6 mois, le système a rencontré exactement 2 bugs. Pas 2 par semaine, pas 2 par mois : 2 au total. C'est un taux de fiabilité exceptionnel, mais ce n'est pas 100%.
Nous ne promettons pas 100% d'automatisation ni 100% du temps économisé. Si avant vous passiez 2 heures à saisir vos emails, vous passerez à 20 minutes. Les 20 minutes restantes, c'est le temps de vérification. Et c'est normal.
La question n'est pas "est-ce que l'IA va se tromper ?" mais "quand elle se trompe, est-ce que je le détecte vite et facilement ?". C'est là que notre stratégie de vérification fait toute la différence.
🔍 La stratégie de vérification
Le contenu intégral de l'email original est stocké directement dans le CRM, sur la même ligne que les données extraites. En un coup d'œil, l'opérateur compare l'extraction avec la source.
Selon les projets, la source peut être un screenshot, un document PDF ou le fichier ayant servi à l'extraction. Le principe reste le même : toujours pouvoir remonter à l'original.
La vérification ne doit jamais prendre plus de 20% du temps que la saisie manuelle prenait avant. Sinon, l'automatisation ne vaut pas le coup. Ici, on passe de 2h à 20 min : la promesse est tenue.
bugs sur 1 500+ emails
Détectés et corrigés en quelques minutes grâce à la source accessible dans le CRM
Envie d'automatiser sans mauvaise surprise ?
Réserver un appel stratégiqueCe cas d'usage s'applique à votre métier
L'automatisation email vers CRM fonctionne pour toute entreprise qui reçoit des demandes structurées par email
BTP et artisans
Demandes de devis, commandes de matériaux, demandes d'intervention reçues par email et saisies automatiquement.
Cabinets d'avocats
Nouvelles affaires, demandes de consultation, dossiers entrants extraits et classés dans l'outil de gestion du cabinet.
Agences immobilières
Demandes de visite, dossiers locataires, mandats envoyés par email et centralisés automatiquement.
Courtiers en assurance
Déclarations de sinistres, demandes de devis, pièces justificatives extraites et injectées dans le logiciel métier.
E-commerce
Commandes B2B reçues par email, demandes de retour, réclamations clients traitées et saisies automatiquement.
Cabinets comptables
Factures, notes de frais, pièces comptables reçues par email et classées dans l'outil de production.
Votre métier est dans la liste ? Parlons de votre cas précis.
Réserver un appel gratuitQuestions fréquentes
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