Formation IA pour les achats et la supply chain

L'écosystème Claude appliqué aux fichiers achats

Tour d'horizon pratique de l'écosystème Claude, appliqué aux fichiers achats : interface web et projets, extension Claude dans Excel, Cowork pour produire un fichier complet ou faire tourner une routine planifiée, Claude Code situé pour les cas qui sortent d'Excel. Le module pose aussi ce que l'extension Excel ne fait pas directement (macros, VBA, tables de données, Power Query) et comment on traite ces cas malgré tout, un point détaillé dans notre article sur les limites de l'add-in Claude pour Excel.

• Quel outil pour quelle tâche : le panneau Excel pour le classeur ouvert, Cowork pour construire ou consolider un fichier de A à Z, une routine planifiée pour ce qui revient chaque semaine.
• Ce que l'extension ne pilote pas directement : pour Power Query et les macros, Claude écrit le code, le participant le colle dans l'éditeur correspondant.
• Premier contact avec vos propres fichiers de stock et de prévision d'achat, transmis avant la session.

Rédiger une consigne fiable

La méthode pour obtenir un résultat fiable à chaque demande : décrire le résultat attendu, le périmètre exact (classeur, onglet, plage), les règles métier propres à votre service achats, le format de sortie attendu, et donner un exemple quand c'est possible.

• Écrire une fois le contexte de l'entreprise dans les instructions permanentes du projet Claude, pour ne pas le répéter à chaque échange.
• La boucle explorer, créer, tester, réadapter : on ne valide jamais un résultat sans l'avoir vérifié sur un cas connu.
• Fenêtre de contexte et quota : pourquoi une réponse de Claude peut être fausse tout en paraissant assurée, et le réflexe à prendre.
• Demander la formule plutôt que la valeur, et faire citer les cellules sources : notre article sur comment vérifier une réponse de Claude détaille cette discipline.

Structurer des fichiers réalimentables

Passer d'un onglet par extraction, tableaux croisés collés en valeurs, recherches vers des onglets figés, liens vers un classeur externe, à une base unique par source en tableau structuré, qu'un opérateur réalimente en collant l'extraction issue de votre système de gestion.

• Structurer un tableau une bonne fois : en-têtes normalisés, colonnes typées, dédoublonnage, uniformisation des dates et des libellés.
• Une base par source (stock, commandes, ventes, fournisseurs) plutôt qu'un onglet par extraction ponctuelle.
• Les analyses et indicateurs se recalculent automatiquement dès que la base est réalimentée, sans reconstruire les formules.

Formules et croisements du métier achats

Obtenir la formule exacte à partir d'un besoin décrit en français, sans en connaître la syntaxe : couverture en mois, valorisation au prix de revient, jours restants avant date de durabilité minimale, statut d'alerte, recherches et sommes conditionnelles.

• Recherches et sommes conditionnelles, minimums conditionnels, pour croiser stock, commandes et ventes par référence.
• Tableaux croisés dynamiques : valeur de stock par fournisseur et par famille, ventes par référence et par mois.
• Lire et fiabiliser une formule existante : référence absente, ventes nulles, couverture qui part à l'infini, écart entre deux onglets.

Les indicateurs achats avec vos définitions

Chaque entreprise calcule sa couverture ou sa rotation un peu différemment : le module part de vos définitions pour calculer et visualiser les indicateurs qui comptent pour votre service achats.

• Couverture, rotation, sous-stockage, surstock, valeur exposée sur une référence proche de sa date de durabilité minimale.
• Budget d'achat par fournisseur, performance fournisseur (délai, taux de service, écarts de commande).
• Seuils et mise en forme conditionnelle pour repérer une tension ou un écart d'un coup d'œil.
• Notre article sur la construction d'un tableau de bord supply chain détaille ces indicateurs pas à pas.

La prévision d'achat consolidée

Construire une prévision d'achat qui croise stock de début de mois, ventes constatées et commandes en cours, par référence, avec un budget par fournisseur en sortie.

• Ajouter un mois à la prévision sans casser ni retoucher les formules existantes.
• Consolider plusieurs extractions issues de dépôts ou de familles différentes : Claude écrit la requête Power Query en langage M, ou Cowork consolide directement le fichier.
• Tester la prévision sur un cas limite connu avant de la considérer fiable.

Automatiser ce qui revient chaque semaine

Trois voies pour automatiser une tâche répétitive, et ce que chacune demande : une routine Cowork planifiée, un script écrit par Claude, ou une macro et un Office Script écrits par Claude puis collés dans l'éditeur correspondant.

• Construire une synthèse sélective envoyée au commerce ou à la direction : les références à surveiller et la valeur en jeu, le reste en annexe.
• L'extension Claude pour Outlook en introduction : rédiger le mail de synthèse depuis le classeur ouvert, résumer un fil fournisseur. Elle prépare un brouillon, elle n'envoie jamais un message seule.
• Selon vos priorités, un atelier optionnel sur la préparation d'une négociation ou la comparaison d'offres fournisseurs avec Claude, chaque chiffre restant à vérifier avant usage.

Le projet Claude « achats » et le plan d'action

Pour la suite de la formation : un projet Claude dédié conservé après la formation, avec le contexte de l'entreprise déjà écrit et les consignes qui ont fonctionné en atelier, rangées par famille de tâche pour ne pas tout réexpliquer à chaque fois.

• Un plan d'action pour la semaine suivant la formation, sur les fichiers propres du participant.
• Un point de repère sur ce qui reste manuel et ce qui peut être délégué à une routine planifiée.