🎓 Démarche qualité Qualiopi, finançable OPCO

Formation IA pour assistants et office managers

Cette formation forme les assistant(e)s de direction et office managers en une journée à utiliser l'IA générative sur leurs tâches réelles : emails, agenda, comptes rendus, documents. Sans prérequis technique, quel que soit l'outil de votre entreprise.

Format intra-entreprise, présentiel ou distanciel, sur devis. Démarche qualité Qualiopi, finançable via votre OPCO.

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Sans prérequis technique 1 jour (7 heures), 5 modules Ateliers sur vos documents réels

À qui s'adresse la formation IA pour assistants et office managers

Cette formation vise les assistant(e)s de direction, office managers et assistant(e)s administratif(ve)s qui gèrent au quotidien l'agenda, les emails et les documents d'un dirigeant ou d'une équipe. L'objectif : des réflexes utilisables dès le lendemain, pas une simple démonstration d'outil.

Le programme ci-dessous est un socle que nous adaptons à vos outils, vos documents et vos cas d'usage réels, définis lors d'un mini-diagnostic préalable.

Assistant(e)s et office managers

Assistant(e)s de direction, office managers, assistant(e)s administratif(ve)s et polyvalent(e)s. Aucune compétence technique requise, seulement l'usage courant d'un ordinateur.

Objectif : autonomie dès le lundi suivant

Chaque participant(e) repart avec des gabarits réutilisables (emails, comptes rendus, ordres du jour) et un cadre clair sur ce qu'il peut ou non saisir dans un outil d'IA.

Objectifs pédagogiques

Comprendre ce que l'IA générative sait et ne sait pas faire, gérer emails et agenda, produire des comptes rendus fiables, puis automatiser une tâche répétitive de bout en bout.

Programme de la formation IA assistants et office managers

1 journée (7 heures), 5 modules. La dernière partie est un atelier sur les documents réels des participants.

L'IA générative au quotidien de l'assistant(e)

Panorama des outils disponibles (ChatGPT, Copilot Microsoft 365, Claude), ce qu'ils savent et ne savent pas faire, le phénomène d'hallucination, et le cadre RGPD applicable aux informations de direction saisies dans un outil d'IA générative. Les assistant(e)s déjà équipé(e)s de la suite Microsoft peuvent approfondir ces usages avec notre formation Copilot Microsoft 365, centrée sur Word, Outlook et Teams.

Gestion des emails et de l'agenda

Trier une boîte mail, rédiger des réponses types et des relances, préparer un ordre du jour et structurer un agenda chargé à partir de consignes courtes.

Comptes rendus de réunion et synthèses

Structurer une prise de notes en compte rendu exploitable, résumer un document long, extraire les décisions et points d'action, en gardant le ton adapté au destinataire.

Documents et présentations

Produire des notes internes, mettre en forme des présentations et des tableaux de suivi, relire et harmoniser des documents avant diffusion.

Automatiser les tâches répétitives et atelier cas d'usage

Identifier les tâches récurrentes à automatiser (gabarits, modèles réutilisables), puis application directe sur les documents réels des participants identifiés lors du mini-diagnostic préalable.

Module	Durée indicative	Ce que vous en retirez
1. L'IA au quotidien de l'assistant(e)	1h	Un cadre clair sur les outils disponibles, leurs limites et les règles RGPD à respecter.
2. Emails et agenda	1h30	Des gabarits pour trier, répondre et relancer plus vite.
3. Comptes rendus et synthèses	1h30	Une méthode pour produire des comptes rendus fiables et rapides.
4. Documents et présentations	1h	Des réflexes pour mettre en forme et harmoniser vos documents.
5. Automatiser et atelier cas d'usage	2h	Des gabarits construits sur vos propres tâches, prêts à l'emploi.

Pédagogie, modalités et prérequis

Une formation à dominante pratique : la majorité du temps est passée sur ordinateur, à traiter de vrais emails et documents, pas à regarder des diapositives.

Intra-entreprise

Session sur mesure pour votre équipe d'assistants, adaptée à vos outils et process. Groupe restreint pour garder du temps d'atelier individuel.

Présentiel ou distanciel

Dans vos locaux ou en visioconférence, selon votre organisation et la répartition géographique de vos équipes.

Qualiopi et OPCO

Formation inscrite dans une démarche qualité Qualiopi, mobilisable dans vos dispositifs de financement OPCO.

Animée par un praticien

Formation conçue et animée par nos formateurs spécialisés, qui déploient l'IA en production au quotidien, pas des intervenants uniquement pédagogiques.

Une formation construite sur vos cas d'usage réels

Avant la session, un mini-diagnostic préalable identifie les tâches et documents réels de vos assistant(e)s : types d'emails, gabarits de comptes rendus, agendas types. L'atelier du module 5 travaille sur ces exemples précis, pas sur des cas d'école génériques.

Ce que dit notre fondateur

« Un assistant de direction traite des dizaines de formats différents chaque semaine. On ne forme jamais sur des exemples génériques : on part des emails et des comptes rendus que les participants rédigent vraiment. »

Anas Rabhi, ingénieur IA et fondateur de Tensoria.

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Un métier proche, souvent au contact des mêmes tâches administratives.

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Formation ChatGPT : prise en main

La version généraliste, ouverte à tous les métiers.

Aller plus loin

Automatisation IA

Après la formation, automatisez durablement les tâches répétitives identifiées en atelier.

Questions fréquentes sur la formation IA assistants et office managers

Non, aucun prérequis technique n'est nécessaire. La formation s'adresse à des assistant(e)s de direction, office managers et assistant(e)s administratif(ve)s qui utilisent un ordinateur au quotidien, quel que soit l'outil de leur entreprise (ChatGPT, Copilot Microsoft 365 ou Claude).

Les tâches à faible valeur ajoutée mais chronophages : tri et réponses types aux emails, préparation d'ordres du jour, comptes rendus de réunion, synthèses de documents longs, mise en forme de présentations. L'IA ne remplace pas le jugement sur les priorités de l'agenda ni les décisions engageant la direction : elle accélère la production, la vérification humaine reste la règle.

Cela dépend de votre environnement de travail et de la sensibilité des documents traités. Un(e) assistant(e) déjà sous Microsoft 365 aura intérêt à s'appuyer sur Copilot pour Word, Outlook et Teams. Claude se distingue sur les documents longs et la qualité de rédaction. La formation reste volontairement centrée sur les usages du métier plutôt que sur un seul outil, pour que vous puissiez arbitrer selon votre contexte.

C'est l'un des points travaillés en formation : distinguer une information publique d'une donnée sensible (agenda personnel, contrat, dossier RH, information stratégique) avant de la saisir dans un outil d'IA générative grand public. La CNIL rappelle que les informations saisies dans ce type de service peuvent être réutilisées, sauf paramétrage contraire du compte. Nous fixons des règles simples applicables dès le lendemain.

Notre offre s'inscrit dans une démarche qualité Qualiopi et peut être finançable via votre OPCO selon votre branche et vos droits disponibles. Nous vous transmettons le programme, les objectifs pédagogiques et un devis pour instruire votre dossier de financement.

La formation ChatGPT prise en main est généraliste, ouverte à tous les métiers. La formation IA pour assistants et office managers reprend les mêmes fondamentaux de l'IA générative mais construit chaque module autour des tâches spécifiques du poste : agenda, emails de direction, comptes rendus, documents et présentations.

Les deux formats existent. En présentiel, nous venons dans vos locaux avec le matériel nécessaire. En distanciel, la session se déroule en visioconférence avec les mêmes ateliers pratiques. Le choix dépend de votre organisation et du nombre de participants.

Nous menons un mini-diagnostic préalable : quelques échanges pour identifier les tâches et documents réels de l'assistant(e) ou de l'office manager (types d'emails, gabarits de comptes rendus, agendas types). Ces exemples servent ensuite de matière au module 5, plutôt que des cas d'école génériques. Si votre besoin dépasse la formation, notre automatisation IA permet d'aller plus loin sur les tâches identifiées.

Prêt à former vos assistants et office managers ?

Décrivez-nous votre équipe et vos outils : nous revenons vers vous avec un programme précisé et un devis sous 48 heures ouvrées.

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